集中语言服务如何帮助建立更具包容性的社区：西雅图市案例研究

在本案例研究中，我们将了解西雅图市如何集中其语言服务，目前已获得哪些好处，以及其他城市可以采取哪些措施来改善自己的语言访问计划。

取得的成果

1,000

节省的时间

每年项目管理时间

审稿人参与

通过自动化文书工作和付款

17%

减少

翻译费用

本文是 案例分析 最初发表于移民政策研究所的网站上。案例研究的作者是 佩吉·廖（Peggy Liao） ，西雅图市语言访问计划和政策专家。

当我们谈论语言访问时，我们经常考虑提供口译服务，以帮助英语水平有限 (LEP) 的人与政府工作人员沟通并参与公民生活。但翻译同样重要——甚至更重要。

西雅图市在新冠肺炎疫情期间修改了其语言访问计划时亲身体验到了这一点。该市长期以来一直依赖分散的翻译方式，但决定将其集中化，以确保移民和难民居民真正能够获得翻译服务。

在本案例研究中，我们将了解西雅图市如何集中其翻译服务，目前已获得哪些好处，以及其他城市可以采取哪些措施来改善自己的语言访问计划。

痛点：分散的翻译方法

在将翻译服务集中化之前，西雅图市采用的是分散的系统，每个部门负责根据需要外包语言服务。这种零碎的方法效率低下，常常导致重复劳动和质量不一致。

由于缺乏存储所有翻译内容的中央数据库，各个部门可能会多次翻译同一份文档。除了增加成本之外，这还意味着同一术语在各个部门可能会有不同的翻译，这可能会让 LEP 居民感到困惑和沮丧。

由于该市在疫情期间面临着前所未有的翻译服务需求，因此它决定需要一种更加精简和集中的方法。

解决方案：语言服务集中中心

西雅图市做的第一件事就是将文件翻译集中化。为此，它组建了一支由 50 多名来自当地社区的专业人员组成的团队，将材料翻译成西雅图最常见的 20 种语言。移民和难民事务办公室 (OIRA) 语言访问团队成为翻译服务的中心。

其次，市政府决定使用语言平台来支持其集中化工作。在审查了几种选择之后，该市选择了基于云的企业语言 AI 平台 Smartcat。它的在线特性让城市分散的劳动力可以轻松访问，并且它的许多功能（例如翻译记忆库、词汇表和质量保证工具）有助于优化工作流程并加快流程，同时保持质量。该平台还允许一次性向所有供应商付款，从而简化了采购流程。

“当各部门提交与过去做过的项目类似的项目时，系统会提醒审阅人员以前翻译过的内容。翻译记忆库和词汇表使得语言书面交流一致且专业。”

Peggy Liao

西雅图市语言辅助计划和政策专家

如果以前不同的部门可能最终会多次翻译同一份文档，那么现在将会有一个用于存储所有翻译的中央存储库，以便任何部门都可以根据需要访问和重复使用它们。

流程：从请求到翻译到付款

新系统实施后，语言访问团队现在可以更加高效地处理翻译服务请求。

“Smartcat 的供应商管理功能本身就为我们节省了每年大约 1,000 小时的行政和项目管理时间（相当于 1/2 个 FTE），通过自动化我们的文书工作和向我们定期与当地社区接触的 50 多名审核人员付款。Smartcat 的 AI 翻译技术 Smartwords 使我们能够轻松地重复使用以前翻译的内容，并将我们的翻译费用降低了 17%。对于市政府来说，这些数字对我们的资源分配有着巨大的影响，让我们能够更好地服务于我们的社区。”

Peggy Liao

西雅图市语言访问计划和政策专家

工作原理如下：

任何市政府员工都可以向 Smartcat 门户提交文件。他们可以立即看到成本，然后跟踪进度。
语言访问团队看到该项目在他们的 Smartcat 工作区中弹出。他们可以用人工智能进行翻译，然后将其交给社区审阅者进行审阅。
社区审阅者登录 Smartcat 后，会看到一个表格界面，其中原文被分成句子，以行表示。他们在左边看到原文，在右边看到人工智能翻译。
如果有多个审阅者处理同一篇文档，他们可以实时查看彼此的进度并留下评论。
在此过程中，审阅人员可以访问翻译记忆库，即以前翻译内容的数据库。他们也不必手动搜索。每当 Smartcat “看到” 他们之前做过的翻译时，它就会作为建议弹出。
审阅人员还可以访问词汇表，查找翻译已被批准为标准的特定单词或短语。
翻译完成后，语言访问团队可以立即看到，而无需上传或通过电子邮件接收文件。
每月两次，团队将在平台上准备一张发票，涵盖该月已完成的所有翻译。发票支付后，Smartcat 会相应地将资金分配给审核者。

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好处：城市交通更加便利

到目前为止，西雅图市已经通过各种方式集中语言服务获得了许多好处。

平等的机会。通过将所有语言服务集中到一处，该市能够为移民和难民居民提供平等的服务机会。现在，所有部门都可以使用同一个翻译库，以更加协调的方式开展外展和沟通。
持续沟通。市政府使用翻译记忆库和词汇表有助于确保所有部门之间实现一致、专业的语言交流。翻译记忆库和词汇表有助于确保每次都以相同的方式翻译相同的术语，因此LEP 居民不会感到困惑或沮丧。
高效的 AI 工作流程。人工智能的使用有助于优化工作流程并加快翻译过程，同时保持质量。由于所有部门现在都可以使用同一个翻译库，因此没有必要重复努力或担心不一致。
当地劳动力。通过与社区审查员合作，市政府能够支持当地的劳动力。这样，移民和难民居民不仅可以更好地享受市政府的服务，而且还可以有机会为市政府工作，为社区做出贡献。

总结：其他城市可以向西雅图学习什么

西雅图市的故事绝非个例。事实上，许多其他城市和市政当局在语言渠道方面也面临着同样的挑战。在当前的地缘政治形势下，这一点尤其重要，成千上万的难民和移民正在移居到世界各地的城市。

西雅图市的经验可以帮助其他城市通过采取以下五个关键步骤改善自己的语言访问计划：

单一责任点。通过任命一名全职工作人员负责语言访问政策，市政府可以确保该计划得到应有的关注。
标准化。通过建立词汇表和使用翻译记忆库，该市可以确保其翻译的一致性和高质量。
当地社区。通过与当地专业审查人员合作，市政府可以为当地劳动力提供支持。
技术。通过合理使用技术，该市可以优化工作流程并加快翻译过程，同时保持质量。

分享最佳实践。通过加入区域语言访问网络，该市可以与其他城市分享最佳实践并学习他们的经验。

借助 Smartcat 提供的 AI 本地化解决方案，城市可以采取更全面、更协调的方式实现语言访问。通过集中语言服务，他们可以确保所有居民都能平等地享受服务、确保工作流程高效、确保各部门之间的沟通一致。