面向未来的语言服务提供商应采用自动化翻译管理

过去二十年间，语言行业发生了翻天覆地的变化。 2000年代初期，常规项目通常只需将单个文档翻译成一到两种语言。如今，我们处理的是整套文档集，目标语言数量已达两位数——且仍在持续增长。世界运转速度不断加快，客户不愿为翻译内容等待数日——他们期望所有语言版本能同步上线。

在Smartcat，我们坚信自动化是缓解TPM压力的关键所在。正如飞机驾驶员从操作一堆操纵杆到掌控高科技驾驶舱的进化历程，项目经理也应拥抱技术，从而获得从容心境，专注于真正重要的任务。

本白皮书旨在剖析翻译项目经理的工作内容，逐项探讨其自动化实现的可能性。并非所有章节都提供解决方案，而现有方案也并非一成不变。我们的核心目标是围绕这个关乎整个行业成败的议题展开讨论。

步骤 1： 处理客户请求
步骤 2： 准备项目
步骤三： 寻找译员
步骤四： 执行翻译
步骤五： 确保质量
步骤六： 交付
步骤七： 付款

当然，这些任务可以分配给几个人完成——这完全取决于语言服务提供商的组织架构。反之亦然：一名项目经理可以——且通常会——同时管理多个此类工作流程。这种非线性模式增加了可能出错的环节数量。

现在，让我们来分解这个过程。

此步骤的目标是快速将客户从"有翻译需求"的状态，过渡到获得语言服务提供商（LSP）具体报价及时间承诺的状态。

典型的子步骤包括：

• 接收请求

• 计算单词数量

• 准备报价

• 查看是否有额外要求，例如

• 扫描PDF文件

• 下载网站内容

• 翻译前清除敏感数据

在没有自动化工具的情况下，客户和供应商都缺乏标准化的项目发布与接单流程，只能依赖电子邮件或即时通讯工具。这容易导致人为失误：

• 您必须将项目相关请求与所有其他邮件混杂存放，因此存在丢失风险。

• 如果现有项目收到额外请求，您必须记住该项目编号并进行核查。

• 您必须将所有必要信息和文件重新附加到项目管理系统中（若有的话），或者再次在邮箱中追踪这些信息。

• 客户必须等待供应商的回复才能获得报价，即使是最简单的翻译请求也是如此。而且，如果客户将请求发送给多家供应商，最早回复的供应商可能会获得该项目。

简而言之，无论是供应商还是客户，都无法完全掌控并了解所有需求和项目。

1. 更快处理客户请求
客户可发送文件——或通过门户上传文件——并立即获得大致报价。项目经理无需再处理邮件或下载/上传文件。当TPM处理大量简单订单时，此功能尤为实用，因为手动操作往往会造成大量时间浪费。

2. 启用持续本地化
用户还可通过API连接器对接主流内容管理系统或存储库，例如Wordpress、Drupal、GitHub等。自动化内容交换消除了与更新相关的额外工作量——这在当今注重敏捷性的客户中尤为常见。翻译所需的内容始终触手可及，随时可供处理。

3. 避免人为失误
文件会自动出现在处理及翻译所在的同一系统中。这既避免了耗费高昂的人工操作，又最大限度地减少了人为失误。所有参与者都能确信，贡献者正在处理客户提交的完全相同的文档及版本。

因此，TPM使“输送带”始终处于待命状态，随时准备接收新订单，客户可以确信订单将得到可靠处理。

订单确认后，TPM的目标是尽快使项目准备就绪以供翻译。

典型的子步骤包括：

• 预处理并分析文件，

• 分析相关信息，

• 计算内部统计数据，

• 规划内部截止日期。

若没有自动化支持，这将成为最难管理的环节之一：

• 若文件过大无法由单一译者处理，需将其拆分为若干部分分配给不同人员（此步骤与步骤3存在交叉）。

• 需确认是否存在过往类似项目，这些项目可能包含相同文本片段并使用相同术语。

• 必须检查新项目中是否存在完全或部分重复内容，避免译员重复进行相同工作。

• 需手动排除无需翻译的文本，例如源代码片段。

1. 采用更简化的流程
解决方案必须允许TPM将文档的不同部分分配给不同人员，而无需拆分文档（另见步骤3）。这既能减少人为失误，又能加快处理速度：例如，若某位译员无法响应，您只需将其负责的部分重新分配给其他译员，无需耗时重新分割文档。

2. 重复利用历史译文与术语库
客户专属的翻译记忆库（TM）和术语库能确保客户的表达在整个项目中保持一致。 客户对风格的重视程度不亚于成本考量。翻译记忆库使供应商能在重复内容翻译时为客户提供折扣，而术语库则确保项目始终使用统一术语。

3. 计算内部统计数据
翻译记忆库（TM）匹配、重复等内部统计数据可能与提供给客户的数据不一致。例如，供应商可能按完整单词计数向客户收费，同时为翻译记忆库匹配支付较少的译费。

4. 提供情境化注释
对源文本特定部分的截图和说明能显著提升翻译的准确性，因为译者始终能精确定位文本出现的位置及其含义——毕竟并非所有字符串都具有自明性。

5. 更高效地管理截止日期
系统应根据历史生产效率自动为每个工作流阶段建议截止日期，或在截止日期预先设定时根据所需译员数量进行建议。不同语言组合和专业领域具有不同的平均翻译效率。配备数据驱动建议功能的系统将助力翻译项目经理做出更优决策。

因此，您不再面对一堆杂乱无章、彼此割裂的工具和资源，而是拥有一个统一的仪表盘，可在其中做出最佳决策，然后再进入寻找供应商的下一步。

本步骤的目标是寻找能够高质量且按时完成工作的译员。作为项目经理，您需要尽快完成此步骤，因为当今项目往往面临非常紧迫的截止期限。同时，您希望译员具备相关专业知识，且最好拥有来自以往客户的积极评价。

典型的子步骤包括：

• 检查内部专家（如有）

• 根据预算及其他预期筛选已知自由职业者

• 基于这些预期寻找新自由职业者

• 可选：为客户未来发布的项目预订专家

在没有自动化工具的情况下，典型的工作流程是通过即时通讯工具或邮件列表直接询问人员空闲状态。这种方式耗时过长，导致流程难以管理：

• 部分员工可能休假或生病。

• 他们可能因其他客户——甚至同事——分配的任务过载。

• 您必须通过电子表格或其他方式持续追踪可用人员。

如果以上渠道都无法找到合适人选，就必须通过招聘网站或翻译论坛招募新人。这将面临更多挑战，耗费大量时间：

• 撰写欢迎信息，

• 对回复者进行背景核查，

• 将选定人员纳入您的工作流程。

因此，此处的自动化目的在于：

1. 将工作流程集中管理
当整个工作流程迁移至单一平台后，TPM无需在不同应用/网站间反复切换。通过统一用户界面管理供应商采购流程，不仅能节省精力，更能强化流程的一致性与可靠性：无论您偏好内部团队还是自由职业者模式，操作步骤都保持高度相似且易于上手。

2. 使选拔流程数据驱动
TPM系统详细记录了译员技能、经验及个人档案反馈等可验证信息，并能根据译员过往翻译文本与当前源材料自动推荐专业人才。

安排合适的人选可能颇具挑战性，因为许多译员声称自己精通的领域往往超出实际能力范围。建立基于真实语料库的数据驱动推荐系统，将有效规避这一问题。

3. 启用可用性与生产力追踪
TPM可根据当前工作负荷和历史生产力数据追踪每位译者的可用状态——由于所有工作都在同一平台完成，这两项指标均可轻松计算。 译员工作速度各异，且时区分布不一（尤其在多语言项目中），因此任务分配具有高度非线性特征。由系统自动完成这些计算将极大提升工作效率。

因此，TPM能在数分钟甚至数秒内找到并分配自由职业者，随即转而处理其他项目。

最后，我们来到工作的核心部分，其目标在于确保项目按时完成且达到高标准（另见步骤5）。

典型的子步骤包括：

• 监控进度

• 处理译者的疑问

• 避免错过截止日期

在没有自动化支持的情况下，整个过程对TPM而言如同黑匣子：

• 项目进度管理员（TPM）除了询问译员外，别无他法了解项目进展。

• 与译员沟通的唯一途径就是通过邮件或即时通讯工具反复往返。

• 无法确信译员是否真的在履行其承诺的工作。

1. 跟踪进度
项目经理需要实时掌握项目中每份文档及子任务的进展情况。紧盯项目脉搏有助于及时解决问题，确保按时交付。若译员长期未回应或无进展，项目经理可将任务重新分配给他人。

2. 在上下文中沟通
项目管理人员（TPM）必须能够在上下文环境中阅读并回复译员的具体问题。基于上下文的讨论既能节省逐条澄清问题背景的时间，又能将所有评论集中处理。此外，若项目涉及多语言，所有译员都能看到评论，从而避免重复解答相同问题。

3. 保持警觉
系统应在检测到潜在问题时发送通知。例如前文提及的进度停滞，其他情况还包括临近截止期限、翻译速度过慢或过快、后编辑人员未进行机器翻译编辑等。

因此，TPM将能够全面掌握整个过程，并对任何警报情况作出及时且明智的决策。

典型的子任务包括：

• 在流程开始前复用历史数据

• 在流程中控制质量

• 在流程结束后总结经验教训

• 处理客户投诉

在缺乏自动化支持的情况下，质量保证工作大多属于被动且依赖直觉的范畴。TPM（翻译项目经理）通常会指派编辑审核完成的译文，收集反馈意见，并据此决定是否继续与该译员合作。这种做法远非最优方案：

• 在翻译完成前，你无法判断其质量优劣。

• 必须将"优秀"与"劣质"译者的数据记录在案。

• 某些译者在某些方面表现优异，在其他方面却可能欠佳——这点同样需要牢记。

因此，许多TPM人员在做出质量相关决策时，只能完全依赖自己的直觉判断。

1. 数据驱动
所有历史质量数据均以可靠且结构化的方式存储。将所有质量相关数据集中存储于单一位置，便于其他项目经理重复利用。同样地，作为TPM，您也可复用其他TPM上报的数据。

2. 主动性
平台会根据译员的经验和专业领域知识自动推荐合适人选。正如步骤3所述，为特定任务匹配最优译员既能提升工作效率，又能保证翻译质量。

3. 协作性
编辑无需在翻译完成后才审核译文，而可在翻译过程中实时参与。若翻译项目经理能在翻译进度仅达10%时便指派编辑介入，便能及时发现译文在风格、术语或译者技能方面的重大问题，并在问题导致高昂修正成本前予以修正。

因此，质量保证在翻译过程中无处不在，影响着每个环节和最终成果。

此步骤的目标是将翻译完成的文件交付给客户。

典型的子步骤包括：

• 准备完成的文件

• 交付结果

没有自动化，可能需要大量人工操作：

• 将不同译者翻译的片段进行“拼接”整合，

• 确保格式不被破坏，

• 对于大型文件，需上传至文件共享网络。

对于一个纯粹涉及技术任务的步骤而言，这耗费了过多时间。

1. 无需手动“粘贴”或格式调整
这些操作将自动完成，每个文本元素都会被替换为正确的翻译。由于机器承担了大部分工作，TPM现在只需在下载文件后快速检查一次，确保所有内容都已就位。

2. 单用户体验
所有文件均保留在同一位置，可由TPM下载，若采用门户解决方案，则由客户下载。这省去了发送邮件或通知客户完成任务的时间，同时减少了人为错误，例如发送错误文件等情况。

3. 外部集成
此外，文件可自动导入至客户的CMS或存储库，无需任何手动操作。这完成了本地化流程，并使项目管理人员无需处理他们不熟悉的第三方系统。

因此，TPM 几乎无需花费时间即可完成翻译。

尽管这一步骤——其目标是让客户支付所有工作费用并支付给自由职业者——严格来说不属于项目管理范畴，但通常由项目管理专员（TPM）负责执行。

此处的子步骤如下：

• 计算基于工作量的应付金额

• 可选：计算按小时计费的应付金额

• 收取客户付款

• 支付自由职业者报酬

若没有自动化，这很快就会变成一场噩梦：

• 您必须了解每位自由职业者的首选付款方式，

• 您必须手动计算所有应付款项，同时考虑翻译记忆库折扣等因素，

• 您必须手动向每位自由职业者发送付款，

• 您必须填写文书工作，并遵守每个付款国家的税务法规。

因此，TPM花在处理此事上的时间超过了实际工作——更不用说由此产生的间接成本了。

因此，自动化的目的在于确保：

1. 自动结算计算
所有应付款项均根据已完成工作量、费率、翻译记忆库匹配结果等自动计算。通过工作与支付的集成，无需进行任何外部计算——所有数据均可供系统自动处理。

2. 不支持单独支付
款项仅需一次性批量支付，后续所有金额将自动分配给自由职业者。此机制极大节省时间——TPM无需逐笔处理公司与自由职业者间的支付，每周可节省数小时工作量。

3. 税务与法律合规
所有税务及文书问题均由提供支付技术的平台处理，而非TPM。处理各地支付结算的复杂事务令人头疼，因此委托第三方处理不仅能减轻压力，还能避免潜在罚款。

因此，TPM得以摆脱工作中最枯燥的部分，而自由职业者则能以本国货币、通过首选方式获得报酬。

不。企业走向全球时永远需要外援。全球化越是关键，这种需求就越强烈。诚然，总会有企业配备自己的本地化团队，但这并非新鲜事。

企业对语言服务提供商（LSP）和技术项目经理（TPM）的期望可能会发生变化。在此方面，关注点将从单独项目的执行与管理转向统筹整个项目计划，以开拓新市场。

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