如何本地化谷歌表格并优化翻译流程

在考虑谷歌表格本地化时，您的企业可能会遇到两种可能的情况。 或许您在业务中使用谷歌电子表格，仅需翻译其中的内容。又或者您正用谷歌表格管理翻译工作——这其实是常见做法。初看似乎很自然：您将一列设为"英语"，下一列设为"西班牙语"，转眼间便为翻译人员、项目经理和工程师打造出完整的参考文档。

本文将探讨使用电子表格管理翻译时存在的一些问题，以及Smartcat Google 表格翻译器如何助您克服这些难题。

在开始之前，先快速了解一下TMS的定义：

💡 翻译管理系统（TMS）旨在支持和管理大规模翻译与本地化任务。它能清晰呈现待处理的翻译工作，并可将任务分配给语言专家——无论是翻译、编辑、校对还是其他相关服务。 您可将TMS与现有软件工具集成，实现内容自动传输与翻译结果回传，无需手动操作（如复制粘贴）。TMS还具备机器翻译、术语库、翻译记忆库等丰富实用功能。接下来，了解如何将翻译内容直接导入Google表格。

了解更多关于翻译管理系统（TMS）的信息。

1. 错误易犯（且难察觉）

电子表格的设计初衷就是处理数值数据。当需要处理文本时，其操作便显得笨拙。单元格和字体可能过小，容易误删或误插字符，且缺乏可视化拼写检查功能来帮助发现错误。

2. 您将耗费大量时间处理重复性任务

试想需要翻译十几句仅有一两个词差异的句子。 在电子表格中，你必须手动更新每句话。这不仅耗时且易出错，还容易忽略细微改动导致译文不一致。随着添加的Google表格语言增多，问题将成倍增加。

3. 难以获得清晰全貌

当处理大量文本时，电子表格会迅速令人应接不暇。还有多少句子待译？总词数多少？项目需要多久完成？面对电子表格中冗长的字符串列表，要获得清晰的项目全貌实属不易。

4. 多人同时更新同一表格存在风险

多人同时编辑同一电子表格的情况并不少见。然而，这种操作可能引发各种问题：从相互覆盖工作内容，到难以追踪具体操作者及其时间。最糟糕的是，任何拥有编辑权限的人都可能意外删除或修改关键数据。

5. 导入/导出错误屡见不鲜

电子表格在从存储库（或其他用于存储和呈现字符串的工具）中导入和导出时，往往存在操作困难。这可能导致数据丢失或格式错误等问题。

有些人或公司完全不使用谷歌表格，只用Excel替代。虽然Excel的离线特性能解决上述部分问题，但它本身也带来新的挑战：

• 多人协作处理表格可能导致数据不一致。 若多人共同参与同一项目，您将面临多种风险，从单元格格式问题到表格结构不统一等各类复杂情况。

• 无法即时更新字符串内容。 使用Excel时，您只能一次性提交字符串进行翻译。 这意味着事后若需修改，必须重新走完整个流程。

• 进度追踪更为困难。 由于所有操作都在云端外进行，您只能通过持续与项目成员沟通来掌握进展，这很快会变得繁琐且耗时。

这对许多企业和个人而言或许是理想的解决方案。然而现实情况是，当本地化项目涉及众多利益相关方时——从工程师、产品经理到翻译人员和供应商——大家或多或少都熟悉的系统莫过于电子表格了。

幸运的是，有一种解决方案能让您两全其美：Smartcat的Google表格翻译插件，这款集成工具可将您的翻译管理系统（TMS）与Google表格无缝连接。 如此一来，每位成员都能继续使用最熟悉的工具开展工作，同时享受集中式云端TMS带来的所有优势。

整合 Google 表格将如何助您一臂之力？

将Google表格与翻译管理平台集成，可帮助您解决上述诸多问题。具体优势如下：

• 译员可在专为翻译设计的编辑器中工作。这意味着他们能充分利用词典、术语库和质量保证检查等功能——所有这些都旨在帮助他们更快地工作并获得更好的结果。

• 重复字符串自动更新。 借助 TMS，您可以设置翻译记忆库，自动插入已翻译字符串的译文——为您节省时间、精力和资金。

• 实时进度追踪。 借助翻译管理平台，您可以查看已翻译的句子（即字符串）数量、待处理数量以及项目总成本。

• 所有人的访问权限都明确定义。 在 TMS 中，您可以控制谁可以访问项目的哪些部分、允许他们做什么以及允许他们何时操作。 例如，编辑仅能在译员完成翻译后进行审阅和批准，且译员之间不得干涉彼此的工作。

• 实时更新变更内容。只要设置好集成，所有翻译内容将自动推送至您的内容管理系统（CMS）或存储库，彻底消除耗时且易出错的导入/导出操作。

Smartcat 的 Google 表格集成旨在帮助您优化本地化工作流程，为本地化项目节省时间和成本。

设置过程非常简单：

1. 安装 适用于 Google 表格的 Smartcat 插件。

2. 打开包含原始文本的电子表格——或如下所示带有列标题的空白表格：

1. 点击 Smartcat 插件按钮，使用您的 Smartcat 账户登录，并告知插件哪一列包含源文本以及哪一列用于翻译：

1. 一种选择是使用Smartcat的AI智能自动翻译自动翻译您的文本：

1. 将文本发送至Smartcat，由人工编辑完成翻译：

就这样——现在您既能享受Smartcat的所有功能和优势，又能在熟悉的Google表格界面中工作，即使您的相关方更倾向于使用传统电子表格也是如此。

若您正在寻找能优化本地化工作流的Google表格集成方案，我们诚邀您体验Smartcat的Google表格插件——该插件免费使用，只需点击几下即可轻松上手。