翻译行业的付款方式——如何实现自动化

翻译企业如何将支付流程的总成本削减一半，从而实现高达50%的息税折旧摊销前利润增长。

支付自动化为何重要

推动翻译业务增长的关键因素在于其销售与营销力度以及生产规模的可扩展性，其中支付自动化扮演着重要角色。虽然支付流程的效率在业务初期常被忽视，但当企业开始扩张时，它便迅速成为不可或缺的要素。语言服务供应商（LSP）业务起步时仅需少量供应商即可开展。但随着业务扩张，您将与数十乃至数百名自由译者合作，每位译者每月完成多项任务。这意味着您每月需核算数百项任务的应计费用，并按供应商偏好的方式付款。此时您很可能需要雇佣多名员工来处理整个计费和支付流程。随着日常事务量激增，账单处理与款项支付将成为工作流程的瓶颈。即便你在销售、营销和翻译等核心业务表现优异，低效的财务流程仍可能制约整体进展。若想顺利管理遍布全球的数百乃至数千家供应商与客户，实现业务升级，自动化财务流程至关重要。

另一个重要的增长障碍是接收海外客户的付款。在金融市场不发达的国家，这个过程对双方都可能充满麻烦。客户向这些地区汇款困难，可能仅因付款更便捷而选择美国或欧盟的供应商。此外，强制货币兑换的成本以及将资金存入当地账户的手续费可能相当高昂。

通过与全球数千名用户的交流，我们发现了一种方法，能助您规避常见陷阱，通过自动化供应链管理（特别是支付运营）提升竞争力并实现快速增长。

以下最佳实践概述了语言服务提供商（LSP）可实现自动化的六项关键流程，通过这些流程可提升效率并使利润增长高达50%。

无需个人付款和文书工作

您无需与每位自由职业者或语言服务供应商分别签订合同。只需与Smartcat签署一份翻译服务协议，并支付包含该期间所聘用所有供应商款项的单一发票。您可自定义付款条款，因此无需更改现行支付流程。

Smartcat 能够自动处理您与每位自由职业者或语言服务提供商之间的付款和文书工作。

试想无需维护所有这些协议，也无需处理每月数百笔交易。仅此一项改变就将极大提升您的工作效率——尤其当您已有数十家（且仍在增加）活跃供应商时。

一种支付方式

若您有幸身处经济发达国家，且仅在该国境内进行支付，交易成本可能相对较低。但若支付流程涉及多个非优惠条件国家，仅汇款手续费就可能高达交易额的5-10%。更棘手的是，您可能无法清晰追踪资金流向——分析这些交易本身就耗费大量时间。这还不包括您用于核对支付方式、协商协议条款、评估税务影响以及与收款方商定佣金分成所花费的时间。人们往往容易忽略、忽视或难以计算这些附加交易成本。您可能仅将支付成本视为直接交易费用，最终困惑于利润空间为何蒸发殆尽。

使用Smartcat，您只需通过自有支付条款完成一次电汇或在线卡支付，即可轻松搞定。其余流程均由Smartcat后台自动处理。

自动税务合规

不同国家对企业向个人支付款项的税务处理方式各异，跨境支付同样如此。所有这些涉及自由职业者的税务差异，都是几十年前的遗留产物——那时商业活动尚未如今日这般全球化，企业与远程自由职业者的合作也远不如现在普遍。在翻译行业，若想拓展业务，就必须处理母语以外的语言组合，这意味着需要与来自多个国家的自由职业者合作。平均而言，翻译公司运营人员中仅10%为正式员工，其余均为全球各地的自由职业者。但各国差异依然存在，您不希望财务团队耗费精力研究税务合规风险。要在这种环境下实现高效规模化运营，必须建立透明统一的全球供应商批量支付流程。

您无需考虑根据收款人的税务居住地而需缴纳的税款或需收集的表格。

您无需为应对税法永无止境的变动而调整法律和财务框架，尤其当您与数十个国家开展业务时。通过Smartcat维护一份协议既简单又透明，您始终能确信自己完全符合税务要求。

供应商入职

接纳新供应商从来都不是件容易的事。在同意您的条款并准备开始实际工作之前，他们往往会提出许多问题。您的供应商经理需要审核供应商报价、折扣方案以及付款条款和方式，结果又增加了更多文书工作。有时这会导致未能成功引入经测试合格的理想供应商。即便首轮审核顺利，这些问题仍会反复出现：供应商的财务与商业信息持续变动，每次新供应商入驻都意味着额外耗费精力。

或者，您也可以直接委托给Smartcat，从此不必再操心此事。

供应商的满意度也随之提升。他们能够全天候在线访问并管理所有数据，查阅条款细则，并为每个国家选择多种支付方式。根据我们在不同国家语言服务供应商（LSP）的实践经验，供应商管理工作中多达一半的时间都耗费在供应商入驻流程及后续持续的条款核对上。另一半时间则通常用于搜索和测试。因此，通过消除这些工作量，您的供应商管理团队效率将提升一倍。

计费自动化

如果项目经理需要手动维护所有项目统计数据并计算应付给每个供应商的金额，则计费过程将非常耗时。他们通常使用电子表格或翻译管理系统（TMS）进行操作，却无法自动追踪供应商执行的任务。因此每当项目发生变动时，他们都必须重新核算——而在翻译项目中，变动是常态。译文计费字数可能因翻译记忆库匹配在项目完成后发生变化。部分供应商可能无法按时完成任务，项目经理需临时增派人手并重新核算初始字数。诸如此类的情况层出不穷，这已成为众多语言服务供应商的日常工作常态。

现在想象一下，这些计算大多在任务执行过程中自动完成。您随时都能清晰掌握对任何供应商的欠款金额，实现完全透明与精准把控。

您始终拥有规划现金流所需的一切资源。供应商可在线追踪特定时段内的收入情况。这通常能为项目经理和财务团队减轻高达10%的工作量。若将其折算为收益，这将产生巨大价值！

收款

向国外服务商付款与向本国服务商付款的便利程度往往存在差异。这正是买家常倾向于选择本地语言服务供应商的原因之一。某些国家尤其存在这一难题，付款/收款对客户而言可能困难重重，对您而言则可能成本高昂。货币兑换、银行收取的巨额入账手续费、繁琐的文书工作——这些都阻碍着业务的高效运营与快速扩张。最直接的解决方案是在美国等国家注册运营自己的法人实体，从而简化您与客户的金融交易流程。这个方案虽不坏，但需前期投入资金和时间成本，其总支出可能超过交易本身费用。此外还需承担维护成本，而您不希望高薪聘请的美国注册会计师因处理来自多国的自由职业者事务而出错——并非所有会计师都具备处理跨国供应商事务的专业能力。更不愿因税务问题引发纠纷而不得不聘请更昂贵的律师。

最简单、可靠且经济实惠的方式，就是让Smartcat作为合作伙伴，随时随地为您向客户开具发票。

此方案的精妙之处在于：它不仅免去了接收海外客户付款的繁琐流程，更允许您用同一笔资金向全球各地的自由职业者付款，从而省去额外交易环节。相较于单纯的开票与付款自动化，这种方式能让您的效率翻倍提升。